على الرغم من أن كتابة الرسائل قد تم استبدالها في المجال الشخصي نتيجة لتطور التكنولوجيا ، إلا أنها شكل من أشكال الاتصال التي لا تزال موجودة في المجال المهني أو الأكاديمي. ثم، لهجة النص رسمية. هذا جانب يجب أن يؤخذ في الاعتبار ، على سبيل المثال ، عند صياغة أ خطاب المقدمة. كيف تكتب رسالة رسمية؟ في التدريب والدراسات نعطيك المفاتيح.
1. التحية الرسمية
كل حرف له مقدمة. عندما يكون لمحتوى النص نبرة رسمية ، فيمكنه تقديم الصيغة التالية: عزيزي ... ". قبل التحية الرسمية ، يمكنك أيضًا ترك مساحة لـ رأس صغير يحتوي على البيانات الرئيسية لمستلم الرسالة. يجب أن يشير هذا العنوان إلى اسمك والوظيفة التي تشغلها في المؤسسة.
2. الفقرة الأولى
يجب أن تضع الفقرة الأولى سبب الرسالة في سياقها. بالتااكيد، إنه مفتاح تجميع المسألة. من المهم عدم الالتفاف حول الأدغال لأن البساطة تعزز الوضوح. بهذه الطريقة ، يفهم المستلم معنى ونية الرسالة التي يقرأها.
3. هيكل الرسالة في فقرات وجمل قصيرة
الخطاب الرسمي يعطي الانطباع الأول حتى لو لم يقرأ المستلم العنوان بعد. إن عرض النص وطريقة تنظيمه يتواصلان أيضًا معلومة واحدة. كيف تزيد الوضوح في تنظيم الأفكار الرئيسية والثانوية؟
هناك مخطط بسيط للغاية يمكنك استخدامه كدليل أو كمصدر إلهام: مزيج من فقرات قصيرة تتكون من جمل ليست طويلة بشكل مفرط. يجب أن تقدم كل فقرة فكرة رئيسية واضحة تمامًا عند قراءة النص.
4. توسيع المفردات
تتطلب كتابة خطاب رسمي عدة مراجعات لتلميع التفاصيل وتصحيح بعض العيوب. فمثلا، يُنصح بالبحث عن مرادفات جديدة لتجنب تكرار المفاهيم في مقتطف قصير من النص. تنقل الرسالة معلومات قيمة بسبب ما يعبر عنه المؤلف ، ولكن أيضًا بسبب طريقة كتابة الرسالة.
5. تطوير النص
كما أشرنا ، فإن الفقرة الأولى هي التي تحدد سياق موضوع الرسالة. حسنًا ، يمكن أن تكون الفقرة الثانية مفتاحًا للخوض في ما ورد في القسم السابق ، ولكن دون الوقوع في تأثير التكرار. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد كتابة خطاب تغطية للتقدم لوظيفة ، اذكر الأسباب الأكثر صلة التي تجعلك تعتقد أنك مرشح جيد للتقدم للوظيفة.
6. إغلاق الرسالة
كتابة رسالة رسمية ، مثل أي نوع آخر من الاتصالات ، لها نية وتسعى لتحقيق هدف. أي يمكنك استخدام صيغة تذكر المحاور أنك تنتظر الرد. على سبيل المثال ، إذا كنت قد كتبت خطاب تغطية احترافي أظهر مدى تواجدك لمقابلة عمل محتملة أو لإعداد تعاون.
اكتب خطابًا رسميًا يقل طوله عن فقرة. احفظ المستند لبضعة أيام أو بضع ساعات قبل إرساله. بهذه الطريقة ، يمكنك إعادة قراءته لإجراء التعديلات النهائية.
7. ديسبيدا
ما هي الصيغة الأكثر استخدامًا في الخطاب الرسمي؟ فمثلا، يمكنك رفض الرسالة بالطريقة التالية: بصدق. ثم وقع على المحتوى.
وتجدر الإشارة إلى أنه لا توجد طريقة صحيحة واحدة لكتابة خطاب رسمي. في الواقع ، من المستحسن أن تحتوي الكتابة على بعض التفاصيل الأصلية في طريقة كتابتها أو طريقة تقديمها. بهذه الطريقة ، يمكنك إثارة اهتمام المستلم (الذي يقرأ العديد من الرسائل الرسمية الأخرى طوال الروتين المهني).